Müşteri Hizmetleri

Kapsam genişletme/daraltma:
 
Sigmacert, verilmiş olan belgelendirmenin kapsamının genişletilmesi için yapılan başvurunun cevaplandırılmasında, genişletmenin yapılıp yapılamayacağını belirlemek için bir fizibilite çalışması yapar ve bunun için gerekli olan denetim faaliyetlerine karar verir. Kapsam genişletme için verilen teklifi kabul eden kuruluşta, kapsam genişletme denetimi planlanır ve gerçekleştirilir. Kapsam genişletme, uygun durumlarda, gözetim denetimi ile birlikte gerçekleştirilebilir. Gözetim denetimi ile birlikte gerçekleştirildiği durumlarda, kapsam genişletme boyutuna göre denetim planı oluşturulur. Denetim esnasında gelen kapsam değişiklik talepleri ilke olarak kabul edilemez ancak denetimin süresini, EA kodlarını değiştirmeyecek şekilde gelen kapsam değişikliği talepleri Başdenetçinin insiyatifi ile kabul edilebilir. Talep kapsam daraltma ise denetim gerçekleştirilmeden yeni belge düzenlenir.
 
Adres değişikliği:

Kuruluşların adres değişikliği başvurusu olması durumunda, teklifi kabul eden kuruluş, bir üretim kuruluşu ise veya sunulan hizmet için ilgili adreste hizmet üzerinde etkisi olan bir faaliyet gerçekleştiriliyorsa adres değişikliği denetimi planlanır. 
 
Askı/iptal/geri çekme:
 
Belgenin askıya alınması, belirlenmiş kurallar içerisinde, daha önce yapılan bir belgelendirme ile ilgili hakların belge sahibi kuruluş tarafında kullanımının durdurulması ve askıya neden olan şartların belgelendirme kuruluşu tarafından sürekli olarak izlenmesi demektir.
Belgelerin askıya alınması aşağıdaki nedenlerden kaynaklanabilir:
·         Belgeli kuruluşun askıya alma talebinde bulunması,
·         Müşterinin gözetim veya yeniden belgelendirme tetkiklerinin gerekli sıklıkta yapılmasına izin vermemesi,
·         Müşterinin yönetim sistemini etkin olarak uygulaması konusundan standarda göre devamlı ve ciddi olarak başarısız olması.
Müşterinin belgeyi askıya alma isteği doğrultusunda belgenin askıya alınması kararlaştırılmış ise ;
·         Müşteriye yapılacak faaliyetler ile ilgili bilgi verilir.
·         İlgili kayıtlar güncellenir ve kuruluşun ismi belgeli kuruluşlar listesinden ve tüm kayıtlardan düşülür.
·         Varsa belge ile ilgili tüm taraflara resmi yazı ile bilgi verilir.
·         Varsa bekleyen ödemeler talep edilir ve müşteri dosyası arşive kaldırılır.
Birden fazla Belgeye sahip olan kuruluşlarda;
Eğer kuruluş birden fazla standarttan belgeli ise ve belgenin askıya alınması sadece bir standart ile ilgili ise diğer belgeler bu askıya almadan etkilenmeyeceklerdir.
Belgenin askıya alınma durumunun kaldırılması için askıya alınma sebeplerinin ortadan kalkması gereklidir. Sebepler ne olursa olsun bir belgenin askıda kalma süresi en fazla 3 aydır.  Belgenin askıya alınma durumunun ortadan kalkması için gerektiğinde takip denetimi düzenlenir. Denetim sonucunda baş denetçi raporunu sunar ve askıya alma sebepleri ortadan kalktığında Belgelendirme Komitesinin kararı ile belge geçerli hale getirilir.
Askıya alınan belgeler, askıya alınma sebepleri ortadan kaldırılmaz ise 3 ay sonunda iptal edilir.
Ayrıca aşağıdaki durumlardan birinin tespit edilmesi ile Belgelendirme Komitesi kararınca belge iptal edilir:
-       Firmanın iflası veya belge kapsamında faaliyetlere son vermesi
-       Askıya alınma süresinin dolması
-       Ücretlerin ödenmemesi
-       Denetimler sırasında yanlış bilgi verilmesi
-       Belgenin yanlış kullanımı
-       Belge geçerlilik süresi içinde firmanın yönetim sistemini uygulamaması
-       Firmanın tüzel kişiliğinin değişmesi
-       Firmanın kendi isteği
-       Belge üzerinde oynandığının tespiti
Sertifikanın iptali ile müşteri sertifika ile ilgili herhangi bir reklam faaliyetinde bulunamaz ve sertifika asıllarını belgelendirme kuruluşuna iade eder.

 

Belgelendirmenin reddi:

Sigmacert, belgelendirme prosesinde yer alan durumlar haricinde aşağıdaki durumlarda belgelendirme hizmeti vermeyi reddebilir:

- Tarafsızlığa tehdit oluşturabilecek durumlarda, tehdidin kabul edilebilir sınırlarda olmaması (bununla ilgili lütfen tarafsızlık ve bağımsızlık politikamıza bakınız)

- Sigmacert'in kaynaklarının yetersiz olması

- Akreditasyonlu sertifika istenmesi ve Sigmacert'in ilgili kapsamda akreditasyona sahip olması